Smernica ochrany majetku

Smernice na zabezpečenie obstarávania a ochrany majetku

 

 

Časť I

 

Článok 1

Všeobecné ustanovenia

 

1.      Majetok verejnej vysokej školy tvorí súhrn majetkových hodnôt , nehnuteľných vecí, hnuteľných vecí, pohľadávok a iných hodnôt vyjadriteľných v peniazoch

 

2.      Majetkom pre účely týchto smerníc sa rozumie tak majetok VŠMU ako celku, ako i majetok jej fakúlt a ostatných súčastí VŠMU.

 

3.      VŠMU využíva majetok , ktorý vlastní na plnenie úloh vo vzdelávacej , výskumnej ,  umeleckej a ďalšej tvorivej činnosti. Môže ho využívať aj na podnikateľskú činnosť za podmienok stanovených v § 18 Zákona o vysokých školách,  ako aj na poskytovanie sociálnych služieb pre študentov a zamestnancov verejnej vysokej školy.

 

4.      Rozsah obstarávania hmotného majetku VŠMU vrátane jeho technického zhodnotenia je určený výškou prostriedkov vo fonde reprodukcie , výškou získaných prostriedkov prijatých úverov a objemom kapitálových prostriedkov zo štátneho rozpočtu poskytnutých vo forme dotácie.

 

5.      Zamestnanci VŠMU sú povinní dodržiavať stanovený postup pri obstarávaní majetku a riadne hospodáriť s majetkom, strážiť a ochraňovať majetok pred poškodením , stratou, zničením a zneužitím.

 

Časť II

Článok 2

Obstarávanie majetku

 

1.      Majetok centrálne obstaráva pre VŠMU a jeho súčastí, na základe písomných úplne vyplnených žiadaniek odsúhlasených dekanmi, tajomníčkami alebo vedúcimi súčasti VŠMU kvestorát VŠMU. Vzor žiadanky na obstaranie majetku je uvedený v prílohe č. 1.Prílohou k žiadanke musí byť aj vypísané tlačivo o prieskume trhu v súlade so Zákonom o verejnom obstarávaní a vnútornou smernicou o verejnom obstarávaní a podpísané oprávneným pracovníkom.

 

2.      Na základe takejto žiadanky po podpísaní pracovníkom zodpovedným za rozpočet , že fakulta, resp. pracovisko má voľné rozpočtované prostriedky na predmetný nákup a podpísaný zodpovedným pracovníkom za obstarávanie, že bol dodržaný Zákon o verejnom obstarávaní, vystaví poverený pracovník kvestorátu objednávku.

 

3.      Ďalšou formou obstarávania je drobný nákup a zúčtovateľná záloha. Podrobnosti upravuje osobitná Vnútorná smernica pre vedenie účtovníctva a Kolobeh účtovných dokladov.

 

 

 

4.      Pri obstarávaní majetku je potrebné dodržiavať ustanovenia platného Zákona o verejnom obstarávaní č. 263/1999 Z.z. a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ako vyplýva zo zmien a doplnení vykonaných zákonom č. 557/2001 v znení neskorších predpisov

 

5.      Za dodržiavanie zákona o verejnom obstarávaní podprahovou metódou zodpovedá fakulta a poverený pracovník kvestorátu.

 

6.      Za dodržiavanie zákona o verejnom obstarávaní nad 500 tis. Resp. 1000 tis. Sk zodpovedá poverený pracovník kvestorátu.

 

7.      Pokiaľ pracovisko VŠMU dostalo darom alebo bezodplatným prevodom  zabezpečilo majetok pre VŠMU je povinné oznámiť písomne túto skutočnosť obratom kvestorátu VŠMU.V písomnom oznámení je potrebné uviesť o akú vec sa jedná ,  druh, presné označenie, počet kusov a zostatkovú cenu. Prílohou písomného oznámenia je darovacia zmluva, resp. zmluva o bezodplatnom prevode, vrátane zostatkovej hodnoty (tj. cena – odpisy).

 

 

 

Článok 3

Evidencia majetku VŠMU

 

1.      Centrálnu evidenciu majetku vedie za VŠMU:

 

a)      Kvestorát VŠMU a to podľa jednotlivých fakúlt a ostatných súčastí VŠMU

b)      Ústredná knižnica a stredisko automatizácie VŠMU (knižničný fond)

c)      Činoherná a bábkarská fakulta – DŠ (kostýmy, dekorácie a rekvizity) ?

 

2.      Zodpovedný pracovník kvestorátu vyhotoví každoročne aktuálny zoznam hnuteľných predmetov nachádzajúcich sa v jednotlivých miestnostiach súčastí VŠMU, ako i v ostatných miestnostiach VŠMU. Tento zoznam inventára , nachádzajúceho sa v každej miestnosti potvrdí svojím podpisom zamestnanec, ktorý má v tejto miestnosti svoje pracovisko. Ak majú v jednej miestnosti pracovisko viacerí  zamestnanci , potvrdia všetci títo zamestnanci svojím podpisom vystavený zoznam inventára. V prípade miestnosti slúžiacej ako učebňa podpíše vyhotovený inventárny zoznam  tajomník príslušnej katedry, ktorá výučbu v tejto miestnosti realizuje..

 

3.      Zodpovedný pracovník kvestorátu vypracuje a poskytne raz do mesiaca fakultám zoznam ich nadobudnutého a zaevidovaného majetku.

 

4.      Zodpovedný pracovník ekonomického oddelenia priebežne eviduje zmeny o vykonanom premiestnení majetku v zmysle článku 5 bodu  2  týchto Smerníc, ako aj všetky zmeny týkajúce sa evidencie majetku.

 

5.      Ak ktorýkoľvek zamestnanec VŠMU zistí, že z inventára miestnosti, ktorá je jeho pracoviskom, chýba alebo je poškodený akýkoľvek predmet, bezodkladne oznámi túto skutočnosť písomne svojmu priamemu nadriadenému. Nadradený zamestnanec toto písomné oznámenie, po preverení skutkového stavu, postúpi vedúcemu ekonomického oddelenia.

 

 

Článok 4

Potvrdenia o prevzatí zverených predmetov.

 

1.      VŠMU zveruje zamestnancom nástroje, ochranné pracovné prostriedky, ako aj ďalšie predmety potrebné pre výkon ich pracovnej činnosti na VŠMU výlučne len na písomné potvrdenie v zmysle §       Zákonníka práce. Poverený zamestnanec VŠMU, ktorý predmety zamestnancom odovzdáva na písomné potvrdenie, je povinný poučiť zamestnanca o tomto špeciálnom druhu hmotnej zodpovednosti a zamestnanec je povinný písomne potvrdiť, že bol o tejto osobitnej hmotnej zodpovednosti poučený. Vzor je uvedený v prílohe č. 2.

 

2.      Pokiaľ sú predmety zverené zamestnancom určené pre účely ďalšieho požičiavania iným zamestnancom alebo študentom VŠMU (napr. formou nájmu, podnájmu, výpožičky), vedú evidenciu spojenú s požičiavaním týchto predmetov zodpovední zamestnanci. Títo zodpovední zamestnanci sú oprávnení odovzdať predmety z majetku VŠMU tretím osobám len na základe písomného dokladu (napr. potvrdenia alebo zmluvy).

 

3.      Pri odovzdávaní predmetu z majetku VŠMU tretej osobe bez písomného dokladu potvrdeného zo strany zodpovedného vedúceho zamestnanca, preberajú zamestnanci, ktorí predmet bez  písomného potvrdenia odovzdali plnú zodpovednosť za poškodenie, stratu, odcudzenie alebo zničenie vydaného majetku, pričom sú povinní nahradiť VŠMU v prípade , ak nastane niektoré z uvedených okolností, plnú zostatkovú  hodnotu v peniazoch alebo obstarať pre VŠMU funkčný predmet rovnakých technických a iných kvalitatívnych parametrov v lehote určenej zo strany VŠMU.

 

4.      Každý zamestnanec alebo študent VŠMU, ktorému bol zverený predmet na písomné potvrdenie , je povinný odovzdať tento predmet kompletný a nepoškodený VŠMU naspäť, a to kedykoľvek o to VŠMU požiada.

 

 

Článok 5

Nakladanie s majetkom

 

1.      Nakladať s majetkom VŠMU (predávať, požičiavať, prenajímať apod.) sú oprávnení len zodpovední vedúci zamestnanci v zmysle dispozičných a poukazovacích oprávnení a podľa platných právnych predpisov, ako i pokynov nadriadených orgánov.

 

2.      O vykonanom premiestnení akéhokoľvek predmetu so súhlasom príslušného zodpovedného vedúceho zamestnanca je potrebné vyhotoviť písomný záznam s uvedením presného označenia predmetu, jeho inventárneho čísla, číslo miestnosti z ktorej a do ktorej sa predmet premiestňuje a dátum , kedy sa tak stalo. Pokiaľ je premiestnenie predmetu spojené so zmenou zodpovednej osoby, potvrdí záznam svojim podpisom aj odovzdávajúci a preberajúci zamestnanec. Kópiu tohoto záznamu je zodpovedný vedúci zamestnanec , ktorý premiestnenie schválil, povinný postúpiť ekonomickému oddeleniu VŠMU.

 

 

 

Časť III.

Článok 6

Inventarizácia majetku

 

1.      Inventarizáciu majetku organizačne zabezpečuje inventarizačná komisia, ktorej členov menuje rektor. Rektor súčasne určuje harmonogram inventarizačných prác.

 

2.      Inventarizačná komisia raz ročne fyzicky skontroluje všetok majetok, posúdi jeho stav, ako i skutočnosť či :

a)      zamestnanec, resp. zamestnanci stále využívajú inventár miestnosti, ako i ďalšie predmety zverené na základe písomného poverenia, pre plnenie svojich úloh na VŠMU a teda, či je tu daný ďalej dôvod pre ponechanie predmetu, resp. predmetov v ich užívaní.

b)      zamestnanec, resp. zamestnanci používajú predmety správnym spôsobom, či sa o ne riadne starajú, nepoškodzujú ich apod.

c)      sa v miestnosti nenachádzajú predmety, ktoré patria do inventára iných priestorov VŠMU.

 

3.      Zodpovedný pracovník kvestorátu odstráni nedostatky fyzickej inventarizácie na základe zistenia inventarizačnej komisie (napr. doplnenie chýbajúcich inv. Čísiel apod.).

 

4.      Akonáhle sa zistí, že zamestnanec nezaobchádza so zvereným predmetom riadne, nestará sa o tento predmet starostlivo, poškodzuje ho, bude mu predmet , resp. predmety z majetku odobraté a v prípade spôsobenia škody na predmete,  bude zamestnanec povinný túto v plnom rozsahu VŠMU v stanovenej lehote nahradiť.

 

 

Článok 7

Vyraďovanie majetku

 

1.      Vyraďovaním majetku sa rozumie posudzovanie písomných návrhov hmotne zodpovedných zamestnancov VŠMU na vyradenie majetku VŠMU z dôvodu prebytočnosti alebo neupotrebiteľnosti tohoto majetku pre účely VŠMU.

 

2.      Návrhy na vyradenie majetku posudzuje vyraďovacia komisia, ktorej členov menuje a odvoláva rektor VŠMU.

 

3.      Akonáhle zistí ktorýkoľvek zamestnanec, že niektorá vec z majetku je nevyužitá (nadbytočná) alebo už z dôvodu jej fyzického alebo morálneho opotrebovania neupotrebiteľná pre účely pracoviska, na ktorom je tento zamestnanec pracovne zaradený, oznámi túto skutočnosť svojmu priamemu nadriadenému.

 

4.      Písomné oznámenie o nadbytočnosti alebo neupotrebiteľnosti majetku doručí zodpovedný vedúci zamestnanec príslušného pracoviska ekonomickému oddeleniu VŠMU.

 

5.      Ekonomické oddelenie spracuje návrh na vyradenie neupotrebiteľného a prebytočného majetku z evidencie majetku VŠMU, ktorý musí obsahovať zoznam predmetov navrhnutých na vyradenie na podpísaných súpisoch podľa hmotne zodpovedných zamestnancov s ich vyjadrením, ako i uvedením údajov, kedy bol predmet nadobudnutý, jeho zostatková hodnota, správny a úplný názov predmetu s uvedením jeho výrobného čísla.

 

6.      Ku každému návrhu na vyradenie stroja, prístroja apod. pokiaľ má zostatkovú hodnotu vyššiu jako 0,- Sk doloží ekonomické oddelenie vyjadrenie opravovne o neopraviteľnosti, resp. o nerentabilnosti opravy tohoto predmetu, alebo odborný posudok o technickom stave predmetu.

 

7.      Takto spracovaný návrh na vyradenie postúpi ekonomické oddelenie tajomníkovi vyraďovacej komisie VŠMU, ktorý podľa harmonogramu zasadnutí vyraďovacej komisie zvolá zasadnutie vyraďovacej komisie VŠMU.

 

8.      Vyraďovacia komisia v zmysle Smerníc pre činnosť vyraďovacej komisie VŠMU posúdi predložený návrh na vyradenie predmetu z majetku VŠMU a navrhne rektorovi VŠMU ako s predmetom naložiť ďalej.

 

9.      Vyraďovacia komisia po svojom posúdení návrhu na vyradenie predmetu z majetku  a po odsúhlasení vyradenia rektorom oznámi zoznam vyradených predmetov zodpovednému pracovníkovi kvestorátu. Tento spracuje zoznam jednotlivých vyradených predmetov podľa fakúlt a pracovísk a oznámi zašle im ho najneskôr do dvoch týždňov po vyradení.

 

 

Článok 8

Likvidácia majetku

 

1.      Likvidácia majetku VŠMU sa rozumie najmä jeho fyzická likvidácia, odvoz do zberných surovín apod.

 

2.      Likvidačná komisia VŠMU je poradným orgánom, ktorý zabezpečuje vykonanie rozhodnutia rektora o vyradení prebytočného majetku alebo neupotrebiteľného majetku VŠMU v zmysle Smernice pre činnosť likvidačnej komisie VŠMU.

 

3.      Členov likvidačnej komisie menuje a odvoláva rektor VŠMU.

 

 

Článok 9

Postup pri uplatňovaní práv VŠMU na náhradu škody

Na majetku voči zodpovedným zamestnancom

 

1.      Každý zamestnanec VŠMU je povinný bezodkladne písomne ohlásiť svojmu nadriadenému akúkoľvek škodu na majetku, ktorú sám zisti alebo o ktorej sa dozvie.

 

2.      Nadriadený zamestnanec, ktorý dostal hlásenie o hroziacej alebo vzniknutej škode je povinný zabezpečiť v medziach svojich možností alebo v spolupráci s príslušnými zamestnancami a organizačnými útvarmi okamžité odstránenie pokiaľ možno i likvidáciu škody. Taktiež je povinný zabezpečiť v rámci svojej právomoci riadne, včasné vyšetrenie príčin vzniku škody, likvidáciu jej následkov a je aj povinný spísať Protokol o škode.

 

3.      Za správne a úplné vyplnenie protokolu je zodpovedný vedúci pracovník kde škoda vznikla, v prípade zistenia škôd vnútornou kontrolou pracovník kontroly a jeho priamy nadriadený.

 

4.      Otázky riešenia náhrad škôd, ktoré boli VŠMU spôsobené , posudzuje škodová komisia, ktorej členov menuje a odvoláva rektor VŠMU.

 

5.      Pravdivo, riadne , čitateľne a úplne vyplnený Protokol o škode postúpi zodpovedný vedúci pracoviska v troch vyhotoveniach tajomníkovi škodovej komisie , ktorý podľa harmonogramu zasadnutí škodovej komisie zvolá zasadnutie škodovej komisie za účelom prejednania ohláseného škodového prípadu.Jeden exemplár Protokolu o škode zostáva na pracovisku , kde ku škode došlo. Vzor Protokolu o škode je prílohou č. 3 týchto Smerníc.

 

6.      Pri uplatnení práv VŠMU na náhradu škody na majetku voči zamestnancovi sa postupuje v zmysle platného Zákonníka práce alebo Občianskeho zákonníka a Smernice pre činnosť škodovej komisie VŠMU.

 

 

Časť IV.

 

Článok 10

Záverečné ustanovenie

 

1.      Táto Smernica na zabezpečenie ochrany majetku VŠMU je záväzná pre všetkých zamestnancov VŠMU a jej súčastí. Zamestnanci VŠMU a jej súčastí sú povinní oboznámiť sa s touto Smernicou a potvrdiť , že sa s ňou oboznámili, a že porozumeli jej obsahu.

 

2.      Touto Smernicou sa ruší Smernica na zabezpečenie obstarávania a ochrany majetku zo dňa 23. októbra 1977.

 

3.      Táto Smernica bola prerokovaná na porade vedenia VŠMU dňa 22. 1. 2003 a nadobúda účinnosť dňom 1. februára 2003.